俳優志望あきしゅんのWORK & LIFE

挑戦したこと、学んだこと、何気ない日々何でも書きます

プレゼン資料の作り方、たった5つ意識するだけで伝わる資料に

 

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こんにちは、あきしゅんです。

 

会社に入ってプレゼンを任されたり、大学の講義やゼミで課題やゼミの発表があったり、少なくとも人生で一度は経験するプレゼン。

 

初めてプレゼンを任されて、何から作り始めればいいか分からなかったり、発表経験はあるけど聞き手が興味を持ってくれないとか、そもそもプレゼン自体苦手という方もいるでしょう。

 

プレゼンは苦手意識があるから、やりたくないよー

大丈夫!たった5つのことを意識するだけでプレゼン資料作成が上手になるよ。
上手になるとプレゼンするのが楽しくなる!

でも覚えること難しそう...自信ないな...

 

そんなに難しく考えなくても大丈夫!

むしろこの方法を知っておくだけで、プレゼン内容が理解されることはもちろん、資料作成の時間短縮、話す内容がまとまるから自信を持ってプレゼンに挑めるようになります!

 

この記事の想定読者
  • プレゼン資料を作るのが初めて
  • プレゼンに対して苦手意識がある
  • プレゼン資料を効率よく作成できるようになりたい
  • プレゼンをスマートにこなしてカッコよく思われたい

プレゼン資料の作り方

プレゼンのゴールを考える

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そもそもプレゼンをする目的を意識しながら、プレゼン資料作成に取り掛かりましょう。

これを意識せずに資料作成してしまうと、言いたいことが伝わらない伝えたい本質からズレてしまうといったことが起きます。

 

よくありがちな目的設定が「理解してもらう」というゴール。ただし、これはほとんどの場合通過点に過ぎません。「理解してもらう」の先に「契約してもらう」や「新プロジェクトとして動いてもらう」といった「行動のゴール」があるはずです。

 

例えば、ゼミのプレゼン発表で活動報告をした上で、今後の活動のために意見をもらいたいとします。
何も意識せずに取り掛かる場合、「ゼミ内容の目的」を最初に述べ、「やってきたことや苦労したこと」など背景を述べ、最後の1ページで「何か意見下さい」という資料が出来上がるのではないでしょうか?

 

しかし、これでは活動報告は伝わったとしても、肝心の意見を十分にもらうことはできないでしょう。

 

そもそも聞き手は何を意識して、発表を聞けばいいのか理解できてません

 

聞き手は活動報告を「フムフム、なるほど」と聞いており、最後に「何か意見ありますか」と聞かれても、意識せずに聞いてたのでパッと意見が思いつかないことや、内容を覚えてないことだってあります。

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 これでは十分な意見をもらうことができません。

 

どうしたら解決できるのかは、至って簡単です。
プレゼン冒頭で「最後に意見を下さい」と一言添えるだけでいいのです。
更には、意見についてよりフォーカスを当てることで、聞き手は発表を聞きながら意見を考えることができます

 

フォーカスを当てることに関して例えば

  • 統計方法の意見が欲しい
  • そもそもロジカルは正しいのか
  • 活動対象について、より検討したい

など、欲しいピンポイントな意見を最初に述べておくことで、聞き手は考えやすくなります。

 

また、発表時間が長くなる場合は、聞き手に意識させるために途中で再度「意見を下さい」とアナウンスしておくこともポイントです。

 

 

ゴールは他にもたくさん考えられます。

  • 聞き手が賛成してくれたらいいのか
  • 聞き手が動いてもらう必要があるのか
  • 聞き手が意見を表明してくれたらいいのか

ゴールを常に意識し、プレゼン資料を作成することで、より理解してもらえる資料を作ることができます。 

 

プレゼン当日を意識して資料を作る

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どんな相手に、どんな場所で、どのくらいの時間を使ってなど、プレゼン当日のことを考えてプレゼン資料を作成するようにしましょう。

 

どんな相手に

相手が上司なのか、同期に対してなのか、お客さんに対してなのかと、相手の特性によってプレゼン資料の構成を考えます

言葉使いはもちろんのこと、相手によって使う用語も考えなければなりません。

 

会社内でのプレゼンなら当たり前に使っている共通認識語は使えますが、これがお客さん相手だと伝わりませんよね。

極端に言えば、プレゼン資料が中学生でも理解できる内容であれば、全員が理解できるでしょう。

 

また、相手の性別や年齢に合わせて資料を作成することも大切です。

 

例えば、「男は事実、女は感情で動く」といいます。

なので聞き手が男性がメインなら、ロジックをしっかり述べ、事実から内容を構築します。しかし、聞き手が女性メインだと同じ資料では理解度が変わってきます。なので感情の部分を資料に取り入れることで、女性相手に対しては理解を深めることができます。

 

また年齢でいうと、お年寄りに対してはフォントの大きさを通常よりも大きくしたり、動画を使う際には音の大きさを調節することで、聞き手は理解しやすくなります。

 

どんな場所で

会場が広いのか、狭いのかで文字の大きさは特に意識しなければなりません。
また、分かるのならスクリーンの大きさも事前に分かっていると尚、見やすい資料を作ることができます。

 

更には、聞き手は遠方から来るのか、近場から来るのかによっても資料の出だしは変わります。

 

どのくらいの時間

発表時間が決まっているのなら、それを意識して資料を作ります。

 

例えば、10分の発表なら

「始め3分は背景、そのあと6分は内容、最後1分でまとめ」

といった感じで、事前にどのくらいのコンテンツ量にするのか決めておくことで、プレゼン資料のバランスが良くなります。

 

 

 

また、当日発表者が複数人いる時は、資料の出だしに注意を払いましょう。

 

1日何件もプレゼンを連続で聞いていると、聞き手は疲れてしまいます。
疲れた状態でプレゼンを初めても、聞き手は集中力が散漫
これでは目標とするゴールにたどり着くことはできません。

 

なのでプレゼン冒頭で、注目してもらう工夫をしましょう。

  • 最初に動画から始める
  • 最初にアンケートをとって挙手等のアクションを起こしてもらう
  • 笑いやインパクトのある表現を使った、変わった切り口から発表を始める

 これらを取り入れるだけで、聞き手は発表者に耳を傾ける姿勢へと変わります。

自分の出番がいつなのか分かるのであれば、使いたいテクニックです。

 

 

図を使って分かりやすく

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上の図を見てください。
私がExcelで作った簡易な表とグラフです。
「契約数は年々伸びてます」と言われた時、一目瞭然でグラフの方が見やすいですよね。

 

統計結果等の数字を扱うデータは表よりもグラフを使いましょう。パッと見て直感的に理解しやすいからです。

 

プレゼンでは聞き手からすると、情報が多いためなるべく余分な情報を減らして上げることで、より伝わるプレゼンになります。

  

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上の画像を見てみてください。

同じ内容でも左は文字ばかりですが、右は図おおssを入れることで見やすさが格段に上がります。また、表記が余分と思われる情報は書かずに、話し言葉として伝えるのみにすることで、プレゼン資料は格段に見やすくなります。

 

ただし、図のみはNGです。資料は見やすくなるものの、図のみからだと情報量が減ってしまいます。図や画像だけ見せられてもイメージは浮かびますが、何の情報なのか詳細には分からないですよね。

 

図の作成は手間がかかりますが、プレゼンは相手に伝わらないと意味がありません

作りなれるともちろん作業時間も短縮していきますので、最初のうちは面倒ですが、「相手に伝えるためだ」という意識を持って資料を作成しましょう。

 

文字の大きさと色

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文字の大きさや色は、見やすいプレゼン資料を作る上で特に意識しなければなりません。

 

文字の大きさ

上でも少し述べましたが、フォントの大きさを会場やスクリーンによって調整します。

あまりにも文字が小さいと、後ろの方の席の人は読めないですし、逆に文字が大きすぎると情報が書ききれなかったり、バカっぽい資料になってしまいます。

 

文字の大きさについては実際に発表場所で、スクリーンに資料を映し出し、一番スクリーンから遠い席から、プレゼン資料が見えるか確認するのがオススメです。

 

しかし、実際に部屋を借りてスクリーンに映し出すのが困難なケースもあるでしょう。

そうゆう時は、経験済みの先輩らに聞いて確認したり、同じようなサイズの部屋で試してみると確認をすることができます。

 

文字の大きさの種類

資料内で文字の大きさを複数使用するはずです。

例えば、タイトルは大きいフォントで、強調させたい文章は中くらいのフォントで、説明文等は小さいフォントで、といった感じに。

 

このフォントサイズは1資料内で3つまでにしましょう。

これはページに限らず資料内全てで使うフォントサイズが3つということです。

 

強調したい文章をフォントの大きさを変えることで強調できますが、様々なサイズのフォントを使用してしまうと、聞き手はフォントの大きさが変更されていることに意識がずれてしまいます

 

聞き手に余分なことを考えさせてしまうと、いつの間にか話についてこれてないといった可能性があるので、余分な思考を事前にカットすることで伝わるプレゼン資料となります。

 

文字の色

文字の色は黒と強調用の1色(オススメは赤)、計2色のみを使うようにしましょう。

色を何色も使いすぎると、強調が薄れるのに加え、見てる方は目が疲れます。

 

また、強調のために使う色はスライド1ページ内に最大2単語までにします。

これもたくさん強調を使いすぎると、強調が薄れてしまうからです。

複数の単語で強調のための色を使用すると、一番伝えたい内容が伝わりづらくなってしまいます。

 

またここで、あなたのゴールにあった文字の強調を意識しましょう。

そうすることで聞き手は求めるアクションを起こしやすくなります

 

余計な言葉は表記しない

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余分な情報を与えると、聞き手は資料ばかりに注目してしまい、肝心の発表に耳を傾けてないなんてことが起きます。

 

つまり、資料内に文字を詰め込みすぎるのはNGです。
あなたが伝えたい内容だけを資料に入れるようにしましょう。

 

もし、伝えたいことがたくさんある場合は

  • 1ページで説明しようとせず、資料の枚数を増やして説明する
  • プレゼンのゴールを目標に、省ける文章は全て省く
  • あえて言わないことで、質疑応答で話題に出させる

など、伝えるための手段だったり、あえて伝えないという手段もあります。
私は質疑応答で話題に出させて、より深く聞き手に理解してもらうというのをオススメします。

 

まとめ

プレゼン資料の作り方について、意識するだけで伝わるようになる方法5つを紹介しました。

他にもテクニックはたくさんありますが、この5つだけでも抑えておけば、あなたのプレゼン資料は理解され、目標とするゴールにたどり着けるでしょう。

 

 

プレゼン資料は作れたけど、人前で喋るの苦手だな...

 という方もいるでしょう。プレゼンでの話し方に関してはこちらの記事を参考にしてください!

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